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   SharePoint Foundation
  • Por Alfonso Martínez
  • Escrito el 19 noviembre 2015

sharepoint pantalla ejemplo

Es la distribución gratuita del servicio, si está pensando en implementar en su empresa u organización un gestor de contenidos y documentos y trabajar de marera cómoda con los productos Microsoft, SharePoint es su opción.

Aunque las distribuciones de pago SharePoint, ofrecen mucho más que la publicación de contenidos y documentos compartidos, si no ha trabajado nunca con este tipo de producto, le recomiendo que comience con la Foundation y la gestión documental y contenidos, siempre podrá escalar a otras distribuciones y funcionalidades superiores si lo desea.

Aunque SharePoint Foundation es gratuito, sus pre-requisitos mínimos de software implican el comprar la licencia estándar, Enterprise, o data center del Windows Server.En el caso de la base de datos, que también es necesaria, sí es posible utilizar la distribución SQL Server Express gratuita.

SharePoint Funciona bajo librerías, que básicamente es una lista de registros de un tipo determinado.El registro puede estar compuesto de campos de distintos tipos, como cadenas, numéricos, fecha, texto, geolocalización, contactos, archivos adjuntos. De tal manera que podemos ver el conjunto de registro a modo de lista y realizar operaciones con cada uno de ellos.

Los tipos de librería por defecto que SharePoint Foundation nos ofrece son:

  • Librería documental: Lista donde uno de los campos es un documento adjunto. Al crear un registro, se guarda automáticamente, la fecha de creación, modificación, autor. Los registros se pueden guardar en carpetas, creadas de manera, personalizada.La experiencia del usuario es ver los documentos en una lista web. Este tipo de librería está especialmente diseñado para documentos de tipo office, pdf, texto y texto enriquecido.
  • Librería de imágenes: lo mismo que la librería de documentos, la librería como su propio nombre indica está especialmente diseñada para documentos de imágenes. La diferencia con la documental es que SharePoint, ofrece una serie de utilidades como visionado de miniaturas, etc.
  • Librería paginas Wiki: Es básicamente la librería donde creamos nuestras páginas web corporativas, con la información de la empresa que queramos compartir, calendarios, organigramas, estatutos, comunicados. No se pierda con la nomenclatura ‘Wiki’.
  • Librería de formularios: Es un tipo de librería el formulario de entrada del registro, está formado por los campos que previamente se han diseñado. Por ejemplo: Un formulario con los campos: Nombre empleado, Hora entrada, hora salida, observaciones, etc. Al guardar el formulario, los datos se guardan con una estructura XML.
  • Librería Personalizada: Además de las librerías por defecto, podemos crear y diseñar nuestras propias librerías, como: maestros, catálogos,calendarios, o cualquier funcionalidad que queramos registrar a modo de conjunto de datos.

Funcionalidad de librerías

  • Podemos crear vistas de las librerías, es decir poner filtros a las columnas que queremos ver, por qué condiciones, ordenar la salida, agrupar los resultados. Prácticamente como si se tratase de una tabla Access.
  • Podemos bloquear un registro para que nadie lo edite o lo cambie.
  • Todas las listas son susceptibles de versionado y recuperación de una versión.
  • Para la publicación de un registro podemos obligar a una aprobación de publicación por alguien en concreto. Hasta que no se apruebe no se publica.
  • Como ya imagina existe toda una política de especificar permisos aplicables hasta nivel de registro, es decir: en una misma librería puede haber dos o más registros con permisos diferentes.
  • SharePoint puede elaborar para usted informes de los cambios (altas bajas y modificaciones), de los elementos de una librería y enviárselos por mail, de manera periódica.
  • También existe la posibilidad de enviar Alertas a los usuarios cundo se realizan cambios. El tipo de cambio (alta, baja, o modificación), como el grupo de usuarios es totalmente configurable.
  • Se pueden definir de Flujos de trabajo, que realicen tareas automáticas dada una señal (evento), como cambio de estado, copia del registro a otra librería, etc.
  • El tener su información en SharePoint le ofrece todo un conjunto de Integración con herramientas cliente, Office edita los documentos y características SharePoint comunicándose con el servidor. Las listas SharePoint se pueden ver como listas de correo en Outlook. Hay aplicaciones que te posibilitan trabajar offline y al conectarte volcar todos los cambios y mucho más.
  • Auditoria de seguridad es una de las herramientas que muchas empresas dan como definitiva para decidirse a implementar SharePoint,en el cumplimiento de sus normativas de calidad.

Otras características de SharePoint Fundación

App Catalog & Marketplace

En su última versión 2013, SharePoint ha innovado con esta funcionalidad consistente en utilizar un servicio de aplicaciones, equivalente al de google, donde los usuarios pueden descargarse de manera personalizada aplicaciones de SharePoint. El servidor es configurado para ofrecer un conjunto de aplicaciones determinado y cada usuario se instala las que sean de su utilidad de manera independiente. Ejemplos de aplicaciones pueden ser integración con Facebook, google drive, Dropbox, google current.

Team Sites

Si un grupo de la empresa necesita un sitio propio, con unas librerías comunes solo para los miembros del grupo, frente a las públicas (compartidas por todos los usuarios de la organización), crear un sitio de grupo es la solución.

Basic Search

SharePoint en esta distribución Foundation ofrece búsquedas básicas, es decir; un indexador de todos los contenidos, susceptibles de ser buscados (de manera personalizada), que funciona como el buscador de google, pero solo sobre los contenidos de su intranet.

Visual Studio

Si su requisito funcional, es mas complejo de lo que el producto ofrece por defecto, sepa que está abierto a poder desarrollar de manera personalizada el mismo. SharePoint posee toda una API de funciones que permiten hacer cualquier requerimiento funcional que pueda necesitar.

Business Connectivity Services

Es el componente que permite importar los datos e información que su empresa posea fuera de SharePoint, pero que usted desea utilizar. Un ejemplo muy típico, son las tablas de maestros de productos, para hacer catálogos, o los listados de proveedores y/o clientes, para relacionarlos con entidades, documentos, calendarios, etc de SharePoint.

Native support for iOS/Android

SharePoint es un producto web, pero ya incluye la posibilidad de realizar desarrollos nativos sobre aplicaciones Android e IOS.

Mobile Views

Todas las pantallas web de SharePoint son susceptibles, de configurarlas para el correcto visionado en dispositivos móviles

Office Web Apps

Las office web app son la herramienta o componente web que permite ver los documentos office dentro del navegador, sin necesidad de abrir el office o descargar el archivo en local. Muy útil para una revisión de la documentación desde el propio navegador.

Más Información y pantallas

Cometarios

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